Nuläge och gapanalys
Arbetsgruppen analyserar nuläge och önskat läge, för att se hur stort gapet mellan dessa är.
Inför förbättringsarbetet gör arbetsgruppen en nulägesanalys, till exempel med hjälp av datakällor, processkartläggningar med mera. Nulägesanalysen, tillsammans med dialoger om det önskade läget, hjälper till att fastställa hur stort gapet är mellan nuläge och önskat läge.
Fokus
- Samla information om dagens arbetssätt
- Samla data som beskriver problemets omfattning
- Analysera data med välkända metoder
- Fastställa gap mellan nuläge och önskat läge
Frågor att ställa sig
- Vilka är det viktigaste slutsatserna av nuläget?
- Var är de största gapen?
- Vilka är de viktigaste förbättringsområdena?
Process för gapanalys
Exempel:
- Processledare tar fram underlag till gapanalys, ordförande kallar arbetsgruppen till möte.
- Gapanalys genomförs (i vissa fall även via formulär om många verksamheter berörs). Arbetsgruppen beskriver nuläget för det aktuella området och gör en jämförelse med syftet med kunskapsstödet.
- Utifrån detta ringar arbetsgruppen in vilka brister som finns och vilka förändringar som behöver göras för att överbrygga gapen.
- Processledaren tar i samråd med ordförande fram ett förslag till handlingsplan. Resultatet av gapanalysen är ett underlag för prioritering och formulering av denna. Handlingsplanen syftar till att beskriva aktiviteter för införande för att överbrygga gapen.
- Synpunktsrunda: Förslag till handlingsplan remitteras till berörda enheter som har deltagit i den lokala arbetsgruppen (LAG). Justeringar i handlingsplanen görs vid behov.
- Förslag till handlingsplan presenteras för beredningsgrupp i systemet för kunskapsstyrning hälso- och sjukvård, och sedan till beslut i Hälso- och sjukvårdsdirektörens ledningsgrupp och Hälso- och sjukvårdsnämnden.
Gapanalyser med stöd av formulär
Formulär (till exempel Microsoft forms) rekommenderas för att fler verksamheter ska kunna genomföra en gapanalys. Resultatet kan komplettera den lokala arbetsgruppens arbete eller göra en gapanalys möjlig om inte en lokal arbetsgrupp finns.
I samband med att ett formulär till gapanalys skickas ut bör en instruktion bifogas. Nedan är ett exempel:
Välkommen att delta i en kartläggning som riktar sig till [verksamhet] utifrån [namn på kunskapsstöd]. Frågorna handlar om verksamhetens dagliga arbete med [namn på kunskapsstöd]. Detta för att skapa en bild av vilka behov och brister som finns inom regionen. Förslag till förändringar och insatser baseras på aktuellt aktuell kartläggning och ligger sedan till grund och ligger sedan till grund för ledningens prioriteringar och beslut, till exempel vad som ska införas, avvecklas eller förändras samt beslut om resurser.
Praktiska instruktioner inför kartläggning:
- Deltagare utses, förslagsvis av verksamhetschef med rätt profession/kompetens kring [ange kompetens]. (Vid behov ge exempel på nyckeldeltagare.)
- Deltagarna är inlästa på kunskapsstödet och eventuell konsekvensbeskrivning. Deltagarna har kunskapsstödet som stöd under genomförandet av gapanalysen.
- Deltagarna har tagit del av ett par korta filmer och information om kunskapsstödet på [Infoga länk till aktuellt kunskapsstöd]
- Gapanalysen består av XX frågor, följt av kompletteringsfrågor som handlar om i vilken utsträckning er verksamhet arbetar med [namn på kunskapsstöd].
- Formuläret tar cirka XX minuter att besvara.
- Sist i formuläret finns möjlighet att skriva ut svaren.
Anpassning av frågor i gapanalysen
I samband med att frågorna tas fram är det lämpligt att de anpassas och formuleras utifrån den verksamhet det berör. Arbetsgruppen kan förslagsvis delta i arbetet med frågorna utifrån typ av kunskapsstöd och relevans för vald verksamhet.
Sammanställning av gapanalysens resultat
Beroende på vilken formulärtjänst som används behöver bearbetning av data och resultat göras. En del tjänster har en funktion med automatisk sammanställning av data (tabeller/diagram med textsvar). Andra tjänster kräver mer handpåläggning och omarbetning av data, till exempel Excel till rapport i Word.
Exemplen ovan kommer från Region Dalarna.